Wyciąg z karty paliwowej to dokument od dostawcy kart paliwowych z listą tankowań za okres: jaką kartą tankowano, ile paliwa i za jaką kwotę. Uzgodnienie wyciągu oznacza sprawdzenie 7 rzeczy: czy suma pozycji zgadza się z sumą dokumentu, czy to nie duplikat, czy dokument wystawiono na Twoją firmę, czy każde tankowanie należy do Twojego pojazdu, czy zgadza się numer rejestracyjny, czy to właściwa karta i czy w przebiegu nie ma błędu.
Czym jest wyciąg z karty paliwowej
Flota tankuje na karty paliwowe, a dostawca kart regularnie przysyła wyciąg lub fakturę za wszystkie tankowania. Zwykle to PDF w wiadomości e-mail, w którym jeden dokument zbiera tankowania wielu pojazdów. Do ewidencji każdą pozycję trzeba przypisać do właściwego pojazdu, porównać z sumą i z przebiegiem i dopiero potem płacić.
Przy ręcznej pracy błędy w takim strumieniu zauważa się późno. W realizacji Fleet Control automatyczna kontrola wykryła 30 anomalii paliwowych, a w pierwszym tygodniu wychwyciła zbędną fakturę na €500, którą miał zapłacić inny podwykonawca.
Jak importować wyciągi z poczty
- Skrzynka. Osobny adres lub istniejąca skrzynka, z której system według harmonogramu pobiera nowe wiadomości z załącznikami.
- Rozpoznawanie. Dla dokumentów każdego dostawcy ustawia się osobne reguły. Trudne przypadki odczytuje model AI, a jego wynik przechodzi te same kontrole.
- Przypisanie. Każda pozycja jest przypisywana do pojazdu i kategorii kosztów.
- Kontrole. Wszystko, co się nie zgadza, trafia na listę problemów z wyjaśnieniem przyczyny, a ważne sprawy od razu na Telegram.
- Archiwum. Oryginalny plik trafia na Google Drive, a przy każdym dokumencie widać wiadomość, z którą przyszedł.
Tak działa Fleet Control, ERP dla floty. Ogólne podejście do faktur i paragonów z poczty opisujemy na stronie automatyzacji poczty i dokumentów, a historię klienta w artykule o obiegu dokumentów floty.
Lista kontrolna uzgadniania wyciągu paliwowego
Te kontrole Fleet Control wykonuje automatycznie dla każdego dokumentu:
| Kontrola | Co wychwytuje | Kiedy to ważne |
|---|---|---|
| Suma pozycji a suma dokumentu | Pozycje nie dają wydrukowanej sumy: system pokazuje rozbieżność i księguje wydrukowaną kwotę | Gdy fakturę płaci się według sumy |
| Duplikat dokumentu | Ten sam wyciąg przyszedł drugi raz | Żeby nie zapłacić dwa razy |
| Odbiorca | Dokument na inną firmę: nie jest księgowany, powiadomienie na Telegramie | Gdy dostawca obsługuje też inne firmy |
| Pojazd | Pozycja za pojazd spoza Twojej floty: nie trafia do ewidencji, krytyczny problem | Gdy jeden wyciąg obejmuje wiele pojazdów |
| Numer bez dokładnego dopasowania | Literówka w numerze: system pyta, czy to ten sam pojazd | Żeby tankowanie nie trafiło na inny pojazd |
| Karta innego pojazdu | Tankowanie kartą przypisaną do innego pojazdu | Żeby koszty trafiły na właściwy pojazd |
| Przebieg | Błędny odczyt licznika lub podejrzany przebieg | Z przebiegu liczony jest koszt kilometra |
Na co jeszcze zwracać uwagę
To ogólna rada dla każdego uzgadniania, a nie lista funkcji Fleet Control:
- ilość zatankowanego paliwa większa niż pojemność baku pojazdu;
- rodzaj paliwa niepasujący do pojazdu;
- tankowania w dni, gdy pojazd nie jeździł;
- cena za litr wyraźnie inna niż zwykle;
- brak wyciągu za jakiś okres.
API kart paliwowych czy import wyciągów z poczty
Dane o tankowaniach można pozyskiwać na dwa sposoby. Poniższe różnice są ogólne: co jest dostępne, zależy od konkretnego dostawcy kart.
| Kryterium | API kart | Import z poczty |
|---|---|---|
| Co jest potrzebne | Dostawca udostępnia API i daje do niego dostęp | Dostawca wysyła wyciągi pocztą |
| Format | Dane ustrukturyzowane | PDF lub inny plik do rozpoznania |
| Jak często | Tak, jak pozwala API | Gdy przychodzi wyciąg |
| Kilku dostawców | Osobna integracja dla każdego | Osobne reguły rozpoznawania dla każdego |
| Co się uzgadnia | Tankowania, które trzeba jeszcze zestawić z fakturą | Sam dokument, za który płacisz |
Import z poczty sprawdza się, gdy API nie ma albo trudno uzyskać do niego dostęp, a także gdy ważne jest uzgadnianie właśnie dokumentu, który idzie do zapłaty. W realizacji Fleet Control wyciągi i faktury przychodzą pocztą.
Ile to kosztuje
W Fleet Control konfiguracja parserów dla 20 dostawców kosztuje €4 000 jednorazowo, a subskrypcja €360 miesięcznie. Subskrypcja obejmuje poprawki błędów, aktualizacje w ramach planu i wsparcie w codziennej pracy. Wszystkie ceny są na stronie Ceny.
FAQ
Czym jest wyciąg z karty paliwowej?
To dokument od dostawcy kart paliwowych z listą tankowań za okres: karta, ilość paliwa i kwota. Zwykle przychodzi pocztą jako PDF i obejmuje wiele pojazdów.
Jak automatycznie importować wyciągi paliwowe z poczty?
System według harmonogramu pobiera załączniki ze skrzynki, rozpoznaje je według reguł dla każdego dostawcy, przypisuje pozycje do pojazdów i je sprawdza. Tak działa Fleet Control, ERP dla floty od Riadov Systems.
Co sprawdzać przy uzgadnianiu wyciągu paliwowego?
Czy suma pozycji zgadza się z sumą dokumentu, czy to nie duplikat, czy wyciąg wystawiono na Twoją firmę, czy każde tankowanie należy do Twojego pojazdu, czy numer i karta pasują do pojazdu i czy w przebiegu nie ma błędu.
Co lepsze: API kart paliwowych czy import wyciągów z poczty?
API daje dane ustrukturyzowane, ale tylko jeśli dostawca kart je udostępnia. Import z poczty działa na wyciągach, które już przychodzą, i uzgadnia właśnie dokument, za który płacisz.
Ile kosztuje automatyczny import wyciągów paliwowych?
W Fleet Control konfiguracja parserów dla 20 dostawców kosztuje €4 000 jednorazowo, a abonament €360 miesięcznie. Abonament obejmuje poprawki błędów, aktualizacje w ramach planu i wsparcie w działaniu.