Выписка по топливной карте — документ от поставщика топливных карт со списком заправок за период: какой картой заправлялись, сколько топлива взяли и на какую сумму. Сверить выписку значит проверить 7 вещей: сходится ли сумма строк с итогом, не повтор ли это, выставлен ли документ на вашу фирму, принадлежит ли каждая заправка вашей машине, совпадает ли номер, та ли это карта и нет ли ошибки в пробеге.
Что такое выписка по топливной карте
Автопарк заправляется по топливным картам, а поставщик карт периодически присылает выписку или счёт за все заправки. Обычно это PDF в письме, где в одном документе собраны заправки многих машин. Для учёта каждую строку нужно отнести на свою машину, сверить с итогом и с пробегом и только потом оплачивать.
Вручную ошибки в таком потоке замечают поздно. В кейсе Fleet Control автоматическая проверка выявила 30 аномалий топлива, а за первую неделю нашла лишний счёт на €500, который должен был оплатить другой подрядчик.
Как импортировать выписки из почты
- Почтовый ящик. Отдельный адрес или существующий ящик, из которого система по расписанию забирает новые письма с вложениями.
- Распознавание. Под документы каждого поставщика настраиваются свои правила. Сложные случаи разбирает ИИ-модель, а её результат проходит те же проверки.
- Раскладка. Каждая строка привязывается к машине и статье расходов.
- Проверки. Всё, что не сходится, попадает в список проблем с объяснением причины, а важное сразу приходит в Telegram.
- Архив. Исходный файл ложится на Google Drive, и у каждого документа видно письмо, с которым он пришёл.
Так работает Fleet Control, ERP для автопарка. Общий подход к счетам и чекам из почты описан на странице автоматизации почты и документов, а история клиента — в статье о документообороте автопарка.
Чек-лист сверки топливной выписки
Эти проверки Fleet Control делает автоматически для каждого документа:
| Проверка | Что ловит | Когда важно |
|---|---|---|
| Сумма строк и итог | Строки не дают напечатанного итога: система показывает расхождение, а проводит напечатанную сумму | Когда счёт оплачивают по итогу |
| Повтор документа | Та же выписка пришла второй раз | Чтобы не заплатить дважды |
| Получатель | Документ на другую фирму: не проводится, уведомление в Telegram | Когда поставщик обслуживает и другие фирмы |
| Машина | Строка за машину не из вашего парка: не идёт в учёт, критическая проблема | Когда в одной выписке много машин |
| Номер без точного совпадения | Номер в документе с ошибкой: система спрашивает, та ли это машина | Чтобы заправка не легла на другую машину |
| Карта другой машины | Заправка по карте, закреплённой за другой машиной | Чтобы расходы легли на правильную машину |
| Пробег | Показание одометра с ошибкой или подозрительный пробег | Из пробега считается цена километра |
На что ещё обращать внимание
Это общий совет для любой сверки, а не перечень функций Fleet Control:
- объём заправки больше, чем вмещает бак машины;
- тип топлива не подходит машине;
- заправки в дни, когда машина не работала;
- цена за литр заметно отличается от обычной;
- за какой-то период выписки нет совсем.
API топливных карт или импорт выписок из почты
Данные о заправках можно получать двумя путями. Различия ниже общие: что именно доступно, зависит от конкретного поставщика карт.
| Критерий | API карт | Импорт из почты |
|---|---|---|
| Что нужно | Поставщик даёт API и доступ к нему | Поставщик присылает выписки по почте |
| Формат | Структурированные данные | PDF или другой файл, который нужно распознать |
| Как часто | Как позволяет API | Когда приходит выписка |
| Несколько поставщиков | Отдельная интеграция под каждого | Отдельные правила распознавания под каждого |
| Что сверяется | Заправки, которые ещё нужно свести со счётом | Сам документ, за который вы платите |
Импорт из почты подходит, когда API нет или доступ к нему получить сложно, а также когда важно сверять именно документ, который идёт на оплату. В кейсе Fleet Control выписки и счета приходят по почте.
Сколько стоит
В Fleet Control настройка парсеров на 20 поставщиков стоит €4 000 разово, подписка — €360 в месяц. В подписку входят исправление ошибок, обновления в рамках тарифа и поддержка в работе. Все цены — на странице Цены.
Частые вопросы
Что такое выписка по топливной карте?
Это документ от поставщика топливных карт со списком заправок за период: карта, количество топлива и сумма. Обычно она приходит по почте в PDF и содержит заправки многих машин.
Как автоматически импортировать топливные выписки из почты?
Система по расписанию забирает вложения из ящика, распознаёт их по правилам под каждого поставщика, раскладывает строки по машинам и проверяет. Так работает Fleet Control, ERP для автопарка от Riadov Systems.
Что проверять при сверке топливной выписки?
Сходится ли сумма строк с итогом, не повтор ли это, выставлена ли выписка на вашу фирму, принадлежит ли каждая заправка вашей машине, совпадают ли номер и карта с машиной и нет ли ошибки в пробеге.
Что лучше: API топливных карт или импорт выписок из почты?
API даёт структурированные данные, но нужно, чтобы поставщик карт его предоставлял. Импорт из почты работает с выписками, которые уже приходят, и сверяет именно документ, за который вы платите.
Сколько стоит автоматический импорт топливных выписок?
В Fleet Control настройка парсеров на 20 поставщиков стоит €4 000 разово, подписка — €360 в месяц. В подписку входят исправление ошибок, обновления в рамках тарифа и поддержка в работе.