Виписка паливної картки — документ від постачальника паливних карток зі списком заправок за період: якою карткою заправлялись, скільки пального взяли й на яку суму. Звірити виписку означає перевірити 7 речей: чи сходиться сума рядків із підсумком, чи це не повтор, чи документ виписано на вашу фірму, чи кожна заправка належить вашій машині, чи збігається номер, чи картка тієї самої машини і чи немає помилки в пробігу.
Що таке виписка паливної картки
Автопарк заправляється за паливними картками, а постачальник карток періодично надсилає виписку чи рахунок за всі заправки. Зазвичай це PDF у листі, де в одному документі зібрано заправки багатьох машин. Для обліку кожен рядок треба віднести на свою машину, звірити з підсумком і з пробігом, і лише потім оплачувати.
Вручну помилки в такому потоці помічають пізно. У кейсі Fleet Control автоматична перевірка виявила 30 аномалій пального, а за перший тиждень знайшла зайвий рахунок на €500, який мав оплатити інший підрядник.
Як імпортувати виписки з пошти
- Скринька. Окрема адреса або наявна скринька, з якої система за розкладом забирає нові листи з вкладеннями.
- Розпізнавання. Під документи кожного постачальника налаштовуються свої правила. Складні випадки розбирає ШІ-модель, а її результат проходить ті самі перевірки.
- Розкладання. Кожен рядок прив'язується до машини й статті витрат.
- Перевірки. Усе, що не сходиться, потрапляє в список проблем із поясненням причини, а важливе одразу приходить у Telegram.
- Архів. Оригінальний файл лягає на Google Drive, і до кожного документа видно лист, з яким він прийшов.
Так працює Fleet Control, ERP для автопарку. Загальний підхід до рахунків і чеків із пошти описано на сторінці автоматизації пошти й документів, а історію клієнта — у статті про документообіг автопарку.
Чек-лист звірки паливної виписки
Ці перевірки Fleet Control робить автоматично для кожного документа:
| Перевірка | Що ловить | Коли важливо |
|---|---|---|
| Сума рядків і підсумок | Рядки не дають надрукованого підсумку: система показує розбіжність, а проводить надруковану суму | Коли рахунок оплачують за підсумком |
| Повтор документа | Та сама виписка прийшла вдруге | Щоб не заплатити двічі |
| Отримувач | Документ на іншу фірму: не проводиться, сповіщення в Telegram | Коли постачальник обслуговує й інші фірми |
| Машина | Рядок за машину не з вашого парку: не йде в облік, критична проблема | Коли в одній виписці багато машин |
| Номер без точного збігу | Номер у документі з помилкою: система питає, чи це та машина | Щоб заправка не лягла на іншу машину |
| Картка іншої машини | Заправка за карткою, закріпленою за іншою машиною | Щоб витрати лягли на правильну машину |
| Пробіг | Показ одометра з помилкою чи підозрілий пробіг | З пробігу рахується ціна кілометра |
На що ще звертати увагу
Це загальна порада для будь-якої звірки, а не перелік функцій Fleet Control:
- обсяг заправки більший, ніж уміщує бак машини;
- тип пального не відповідає машині;
- заправки в дні, коли машина не працювала;
- ціна за літр помітно відрізняється від звичної;
- за якийсь період виписки немає зовсім.
API паливних карт чи імпорт виписок із пошти
Дані про заправки можна отримувати двома шляхами. Відмінності нижче загальні: що саме доступно, залежить від конкретного постачальника карток.
| Критерій | API карт | Імпорт із пошти |
|---|---|---|
| Що потрібно | Постачальник дає API й доступ до нього | Постачальник надсилає виписки поштою |
| Формат | Структуровані дані | PDF чи інший файл, який треба розпізнати |
| Як часто | Як дозволяє API | Коли приходить виписка |
| Кілька постачальників | Окрема інтеграція під кожного | Окремі правила розпізнавання під кожного |
| Що звіряється | Заправки, які ще треба звести з рахунком | Сам документ, за який ви платите |
Імпорт із пошти підходить, коли API немає або доступ до нього отримати складно, а також коли важливо звіряти саме документ, який іде на оплату. У кейсі Fleet Control виписки й рахунки приходять поштою.
Скільки коштує
У Fleet Control налаштування парсерів на 20 постачальників коштує €4 000 разово, підписка — €360 на місяць. У підписку входять виправлення помилок, оновлення в межах тарифу й підтримка в роботі. Усі ціни — на сторінці Ціни.
Часті питання
Що таке виписка паливної картки?
Це документ від постачальника паливних карток зі списком заправок за період: картка, кількість пального й сума. Зазвичай вона приходить поштою як PDF і містить заправки багатьох машин.
Як автоматично імпортувати паливні виписки з пошти?
Система за розкладом забирає вкладення зі скриньки, розпізнає їх за правилами під кожного постачальника, розкладає рядки по машинах і перевіряє. Так працює Fleet Control, ERP для автопарку від Riadov Systems.
Що перевіряти під час звірки паливної виписки?
Чи сходиться сума рядків із підсумком, чи це не повтор, чи виписка на вашу фірму, чи кожна заправка належить вашій машині, чи збігаються номер і картка з машиною і чи немає помилки в пробігу.
Що краще: API паливних карт чи імпорт виписок із пошти?
API дає структуровані дані, але потрібно, щоб постачальник карток його надавав. Імпорт із пошти працює з виписками, які вже приходять, і звіряє саме документ, за який ви платите.
Скільки коштує автоматичний імпорт паливних виписок?
У Fleet Control налаштування парсерів на 20 постачальників коштує €4 000 разово, підписка — €360 на місяць. У підписку входять виправлення помилок, оновлення в межах тарифу й підтримка в роботі.