CRM na zamówienie czy gotowy: kiedy własny system ma sens

Nie każda firma potrzebuje CRM na zamówienie. Jeśli Twój proces jest typowy, wystarczy gotowy CRM w abonamencie albo nasz gotowy mini-CRM w Telegramie za €350. Własny system za €1 000–2 000 (na bazie bota) lub €3 000–5 000 (z panelem webowym) ma sens, gdy proces ma niestandardowe etapy, potrzebujesz własnych ról, integracji albo dane muszą być przechowywane na określonym serwerze.

Trzy drogi i ich cena

Kiedy wystarczy gotowy CRM

HubSpot, Pipedrive, Firmao i podobne narzędzia to gotowe usługi w abonamencie: nie zamawiasz programowania, tylko korzystasz z istniejącego produktu. Nie porównujemy tu ich cenników ani funkcji, warto sprawdzić je na stronach samych usług. Gotowy CRM to rozsądny wybór, jeśli:

• etapy Twojej pracy pokrywają się z tym, co usługa potrafi bez zmian;
• wystarczą role i uprawnienia, które już w niej są;
• usługa już obsługuje potrzebne Ci integracje;
• odpowiada Ci, że dane są przechowywane u dostawcy usługi;
• chcesz zacząć od razu, a nie po miesiącu prac.

Jeśli wszystkie punkty dotyczą Ciebie, płacenie za programowanie nie ma sensu.

Kiedy wystarczy nasz gotowy mini-CRM w Telegramie

Między usługą w abonamencie a systemem na zamówienie jest opcja pośrednia: nasz gotowy mini-CRM w Telegramie. Prowadzi pracę ze zgłoszeniami: operator tworzy zgłoszenie, administrator przydziela wolnego wykonawcę, wykonawca zmienia statusy, a statystyki za dowolny okres liczą się same.

• €350 — mini-CRM w Telegramie;
• €500 — to samo plus aplikacja na Androida: SMS do klientów przy każdej zmianie statusu i karta klienta na ekranie podczas połączenia przychodzącego;
• od €100 — zmiany pod Twoją firmę;
• instalacja w dniu zakupu.

Jak to działa w serwisie napraw AGD z 10 serwisantami, pokazuje case mini-CRM: 0 utraconych zgłoszeń i 45 godzin rutyny mniej w miesiącu.

Kiedy własny CRM ma sens

Warto rozważyć system na zamówienie, jeśli dotyczy Cię choć jedno z kryteriów:

• Niestandardowe etapy. Zgłoszenie przechodzi przez statusy i reguły, których nie da się odwzorować w gotowej usłudze bez obejść.
• Własne role. Operator, administrator, wykonawca i klient widzą i robią co innego, a te uprawnienia trzeba ustawić pod Twój zespół.
• Integracje. Zgłoszenia mają spływać z Telegrama, formularza na stronie i poczty, a dane trafiać do Twoich innych systemów.
• Dane na określonym serwerze. System działa na bazie PostgreSQL na serwerze z regularnymi kopiami zapasowymi, a to, gdzie dokładnie go umieścić, ustalamy według Twoich wymagań.

Można zacząć od małego: niewielkie własne rozwiązanie na bazie bota kosztuje od €350, pełny system na bazie bota €1 000–2 000, a CRM z panelem webowym i botem do szybkiego dostępu €3 000–5 000. Prace trwają do miesiąca, a na wykonane rozwiązanie dajemy 12 miesięcy gwarancji. Więcej na stronie CRM, ERP i boty.

Gotowy CRM czy na zamówienie: porównanie

Policz koszt na 3–5 lat

Porównywanie samej pierwszej płatności wprowadza w błąd. Policz całkowity koszt za cały okres, przez który planujesz korzystać z systemu: wdrożenie, utrzymanie i wsparcie. Dla gotowego CRM to jego cennik dla Twojego zespołu za te same lata, dla własnego systemu — jednorazowa cena plus opłaty miesięczne.

Nasze opłaty miesięczne: utrzymanie na naszym serwerze to €8,50 miesięcznie (€8,50 × 12 = €102 rocznie, regularne kopie zapasowe w cenie), a opcjonalne wsparcie priorytetowe €50 miesięcznie (€600 rocznie). Wyliczenie na 3 lata, jeśli rozwiązanie działa na naszym serwerze:

Ze wsparciem priorytetowym dolicz €1 800 za 3 lata (€50 × 36). Przez 5 lat utrzymanie wyniesie €510 (€8,50 × 60).

Co przygotować, żeby poznać cenę

• co automatyzujemy: zgłoszenia, dokumenty, raporty czy coś innego;
• kto będzie korzystał z systemu: tylko Ty, Twój zespół czy także klienci;
• z czym zintegrować: strony, poczta, inne systemy, Telegram;
• Twoją branżę;
• termin i budżet; jeśli budżet nie jest jeszcze ustalony, po prostu to napisz.

Wszystkie ceny i terminy są na stronie Cennik.

FAQ