„Nie potrzebujemy skomplikowanego CRM — potrzebujemy po prostu nie gubić zgłoszeń”. Właśnie tak sformułował zadanie klient — firma usługowa z zespołem techników. Rozwiązaliśmy to przez bota Telegram i oto co wyszło.
Problem: zgłoszenia giną w chaosie
Typowa sytuacja dla małego biznesu z zespołem: zgłoszenia przychodzą różnymi kanałami — strona, Instagram, Telegram, telefon. Ktoś zapisuje w notesie, ktoś — w tabeli, ktoś — „trzyma w głowie”. Rezultat: pominięte zamówienia, niezadowoleni klienci, konflikty w zespole o to, kto co zrobił.
Przed automatyzacją
- Zgłoszenia w różnych miejscach
- Ręczny podział między techników
- Brak statusów realizacji
- Raport — ręczna tabela
- Pominięte zamówienia
Po automatyzacji
- Jedna forma zapisu zgłoszeń
- Śledzenie statusów w czasie rzeczywistym
- Technik nie dostanie dwóch zgłoszeń na ten sam czas
- Generowanie raportów za dzień/tydzień/miesiąc
- Zero utraconych zgłoszeń
Rozwiązanie: bot Telegram jako jeden punkt wejścia
Stworzyliśmy autorskiego bota Telegram, który pełni funkcje CRM bez konieczności kupowania i uczenia się skomplikowanych systemów. Oto jak to działa:
Dla operatora telefonicznego
Operator przechodzi krótki quiz (imię, usterka, adres, telefon, dogodny czas, komentarz). Bot od razu potwierdza otrzymanie zgłoszenia i przydziela je do „nieprzekazanych” zamówień.
Dla administratora
Admin widzi powiadomienie o nowym zgłoszeniu w tym samym czacie. Kilkoma kliknięciami przydziela wolnego w danym czasie technika. System automatycznie powiadamia technika o nowym zadaniu.
Dla techników
Technik otrzymuje szczegóły zamówienia we własnym czacie. Przyciski: „Odłóż”, „Zamknij”, „Anuluj”. Status automatycznie aktualizuje się dla wszystkich.
Wyniki po 1 miesiącu pracy
Komu pasuje Mini CRM w Telegramie
- Firmy usługowe — sprzątanie, naprawy, dostawa, kurierzy
- Usługi medyczne i beauty — zapisy na wizyty, podział między specjalistów
- Firmy prawne i konsultingowe — prowadzenie klientów, przechowywanie dokumentów
- Korepetytorzy i trenerzy — zarządzanie harmonogramem i zapisami uczniów
Ważne: Mini CRM w Telegramie to nie zamiennik pełnoprawnego CRM dla dużych firm. To rozwiązanie dla biznesu do 20–30 zamówień dziennie, gdzie liczy się prostota i szybkość, a nie skomplikowana analityka.
Ile to kosztuje i jak długo się robi
Podstawowy wariant bota Mini CRM powstaje w 5–10 dni roboczych. Koszt zależy od złożoności scenariuszy i liczby ról (klient / admin / wykonawca). Wszystko jest bardzo indywidualne — napisz do nas na Telegramie, aby omówić szczegóły.